Правильное оформление подвала письма

Обновлено: 17.05.2024

Элементы писем: футер

Футер или подвал – это один из основных, завершающий элемент дизайна емейл-рассылки. В него редко вносят кардинальные изменения, он должен быть узнаваем.

Структура футера

Классический футер содержит несколько общих для всех пунктов:

контактные данные: емейл, телефон, социальные сети;
фразу, которая служит подтверждением того, что подписчик дал свое согласие на получение рассылки;
призыв к действию;
возможность отписаться от рассылки;
возможность поделиться в соцсетях и прочее.

Отличный пример реализации такого футера можно увидеть в письмах от INTERTOP:

Дизайн футера

Оптимальная ширина письма – 600 пикселей, соответственно, ширина футера не должна превышать ширину письма. Высоту футера можно поставить в диапазоне от 90 до 150 пикселей. Соблюдайте пропорции и не делайте свой футер больше, чем хедер.

Придерживайтесь простого дизайна футера, не перегружайте его большим списком иконок, логотипов – это дополнительный код, который приводит к замедлению скорости загрузки емейла. Ваша цель не скопировать футер сайта, а упростить контакт с клиентом.

Варианты оформления футера в рассылках:

Это заблуждение, что футер может быть наполнен только контактами. Давайте рассмотрим на примерах, как можно оформить подвал письма.

Отзывы клиентов:

Такой блок показывает живое общение и реальные соц. доказательства, что отправители рассылок – профессионалы и учитывают мнение клиентов.

Ссылки на категории сайта:

Такое количество категорий размещать в шапке письма неуместно, и здесь нас спасает футер. Получатель рассылки может кликать на нужную категорию товара, если не увидел ее в письме.

Не только категории сайта, а и топовые бренды:

Опять-таки, все для повышения кликов и повышения интереса читателя можно разместить логотипы популярных компаний, товары которых представлены у вас на сайте

Девиз компании

Девиз позволяет легче запомнить саму компанию и ее продукцию

Хэштег, который используется в соцсетях

Инстаграм объединяет :) С хештегом ваши подписчики могут добавлять отзывы о покупках, фото вашего заведения, тем самым повышая интерес к вам.

Фото менеджера

Всегда приятно знать в лицо тех, кто нам отправляет письма, особенно если это реальный менеджер, который занимается рассылками :)

Если Ваше письмо действительно классное, им захочется поделиться :)

Хотите делать крутые письма?

Эта функция удобна, если Вам нужно провести конкурс в соцсетсях и привлечь больше внимания к рассылке

Ссылки и кнопки на мобильное приложение

Не лишним будет напоминать о наличии приложений, с которыми пользователям будет удобнее работать на мобильных девайсах:

Ссылка на ближайшие магазины

В рассылках торговых сетей этот пункт просто musthave. Иногда даже добавляют ссылку на карте, или в зависимости от города клиента, адреса представительств.

Преимущества для подписчиков

Блок в футере с преимуществами сервиса напоминает о возможностях, которыми подписчик может воспользоваться

Контакты и мессенджеры

Этот блок необходим для налаживания живого общения с клиентами. Согласитесь, многие отдают предпочтение переписке, чем телефонному общению с менеджерами

И немножко юмора)

Повышайте интерес клиентов к вашим письмам, пусть это будет забавно, а иногда даже дерзко

Награды и рейтинги

Мы доверяем рейтингам популярных сервисов. Почему бы не указать это в письме в виде гарантии предоставления качественных услуг?

Другую информацию, которая стимулирует переход на сайт:

Здесь можно разместить ссылки на интересные материалы блога, соцсетей или других ресурсов, которые тоже хотят немного внимания

Также текстовая информация в футере письма спасает многих маркетологов, когда нужно выполнять требования спам-фильтров о соотношении текстовой и графической части писем:

Помните, что email-футер не обязательно должен совпадать с тем, что используется на вашем сайте, хотя они выполняют одинаковые функции.

В обновленном редакторе eSputnik Вы сможете с легкостью создать идеальный футер, используя полосы:

Все созданные блоки, которые Вы регулярно используете, можно сохранить в библиотеку:

18 ЭЛЕМЕНТОВ, КОТОРЫЕ СТОИТ ДОБАВИТЬ В ПОДВАЛ САЙТА

Chartbeat изучили 25 миллионов посещений веб - сайтов и заметили, что посетители прокручивают вниз тысячи пикселей. Пользователей не пугает длина, они почти всегда докручивают до конца страницы.

Подвал сайта - это последний шанс завлечь посетителя, он как стенд с товарами в супермаркете возле кассы. Но если над ссылками в шапке сайта спорят, то футер обычно отдается на откуп дизайнеру. Подвал получается красивым, но не всегда правильным с точки зрения удобства и логики.

Что писать в футере, какие ссылки размещать и как правильно оформить эту небольшую, но такую важную часть сайта? В статье перечислили 18 элементов, которые точно будут к месту в футере.

1. Копирайт

Если вы разработчик сайта, то благодаря копирайту к вам придут новые клиенты. Для клиента это самая простая защита от плагиата сайта.

2. Карта сайта

Это наиболее распространенная ссылка, которая отправляет на HTML-версию файла Sitemap. Эти ссылки редко кликаются посетителями, но очень полезны для поисковых систем.

3. Политика конфиденциальности

Это второй по популярность элемент в дизайне футера. Для большинства веб-сайтов речь идет об отслеживании сессии пользователя, либо об использовании данных пользователя при заполнении форм.

Наши коллеги из Netpeak предупреждают о том, что следят за вами. Наши коллеги из Netpeak предупреждают о том, что следят за вами.

4.Контакты

Пользователь ожидает найти контакты в правой нижней части страницы. Не разочаровывайте его :-)

!Не пишите свой e-mail адрес , а делайте форму обратной связи. Так проще отследить канал, источник обращения и синхронизировать обращения с CRM системой.

!На мобильном устройстве , при клике по номеру телефона, автоматически происходит набор номера.

5. Карта-схема проезда

Этот элемент пользователь также ожидает найти в подвале сайта. Позаботьтесь о том, чтобы на мобильных разрешениях карта-схема открывалась не сразу, а при клике по кнопке. В противном случае она будет слишком маленькой, либо вообще мешать навигации.

6. Панель навигации

Сейчас модно делать футер большого размера, чтобы уместить в нем ссылки на все разделы и подразделы. Рекомендуем кроме всего прочего разместить ссылки на те разделы, которые пользователи ищут на вашем сайте.

Проверьте отчет «Поиск по сайту»> «Запросы» в Google Analytics. Что ищут посетители? Что они не находят?
Проверьте отчет «Карта поведения» в Google Analytics. Куда посетители ходят чаще всего?

7. Кнопки социальных сетей

Ни в коем случае не размещайте их в хедере, люди кликают и уходят с сайта. Футер - это идеально место для размещения иконок социальных медия

Дизайн email-рассылок: полная инструкция

Подробная инструкция по дизайну рассылок: элементы письма, нюансы дизайна, отображение на разных устройствах, приём текста от копирайтера, проверка вёрстки.

Структура писем

Структура писем практически не отличается от структуры обычной веб-страницы:

Прехедер

В прехедере чаще всего располагаются тема письма и ссылка на веб-версию.

Веб-версию добавляют на случай, если вдруг не подгрузятся картинки или пользователь захочет поделиться письмом, не пересылая его.

Шапка письма (хедер)

Стандартно в шапке письма располагают логотип компании, иногда — контактную информацию и меню. Учтите: если вы добавляете меню в шапку, лучше всего выбрать только самые важные для конкретного письма пункты, а не впихивать всё.

Вот пример шапки письма от «Амедиатеки», здесь просто логотип:

А вот письмо «Ламоды»: здесь и логотип, и информация по накопленным баллам, и меню:

Тело письма

Тело письма — контентная часть. Она может состоять из текста или нескольких текстовых блоков, картинок, кнопки с целевым действием.

Подвал письма (футер)

Обязательная для подвала информация — ссылка на отписку от рассылки. Без неё письма будут попадать в спам. Обычно в подвале также размещают контактную информацию, сноски и ссылки на соцсети.

Адаптивный дизайн email-рассылки

За правильное отображение письма на разных экранах отвечает адаптивность. Адаптивное письмо выглядит красиво на всех устройствах, его содержимое подстраивается под размер любого экрана. При разработке макета нужно учитывать нюансы вёрстки и перестроения макета. Если возникают трудности, лучше проконсультироваться с верстальщиками: они подскажут, как расположить элементы, чтобы при просмотре письма, например, на мобильных устройствах, важная информация отображалась корректно.

Есть несколько вариантов адаптивной вёрстки письма.

С помощью «плавающих блоков»

Для разработки макета письма используется модульная сетка в две, три или четыре колонки — в зависимости от информации, которую нужно разместить. Все элементы письма, баннер, абзац текста и сниппет в таком случае можно представить в виде прямоугольников. Когда ширина экрана уменьшается, элементы просто перестраиваются друг под друга.

макет письма

Адаптивная вёрстка

С подстраивающимся содержимым

В таком методе при уменьшении экрана в письме уменьшаются картинки, а размер шрифта остаётся прежним. Обратите внимание: если вы используете нестандартный шрифт для заголовков, он будет верстаться картинкой. Тогда длинный заголовок перестанет читаться вовсе.

С помощью медиазапросов

Mediaquery — это компонент языка CSS. Этот метод позволяет менять расположение объектов при помощи медиазапросов. Не самый лучший способ адаптации для писем, так как далеко не все почтовые клиенты с ними работают.

Клиенты, поддерживающие и не поддерживающие медиазапросы:

Десктопные	Мобильные	Браузерные
AOL Desktop	Android 4.2.2 Mail	AOL Mail
Apple Mail 10	Android 4.4.4 Mail	G Suite
IBM Notes 9	AOL Alto Android app	Gmail
Outlook 2000–03	AOL Alto iOS app	Google Inbox
Outlook 2007–16	BlackBerry	Outlook.com
Outlook Express	Gmail Android app	Yahoo! Mail
Outlook for Mac	Gmail Android app IMAP
Postbox	Gmail iOS app
Thunderbird	Gmail mobile webmail
Windows 10 Mail	Google Inbox Android app
Windows Live Mai	Google Inbox iOS app
iOS 10 Mail
Outlook Android app
Outlook iOS app
Sparrow
Windows Phone 8 Mail
Yahoo! Mail Android app
Yahoo! Mail iOS app

В большинстве случаев мы используем только два метода: блочную и масштабную адаптации. Какой способ использовать — решает верстальщик на основе готового макета. Когда есть возможность перестроить — перестраиваем, если нет — растягиваем и уменьшаем картинки в зависимости от размера экрана. Иногда мы можем выбрать сами и сказать верстальщикам, какой именно метод нужно применить.

Ещё я бы посоветовала почитать книгу Люка Вроблевски «Сначала мобильные!». В ней доступно рассказывают о проектировании сайтов с учётом отображения на мобильных и планшетах, приводятся примеры и рекомендации по вёрстке. Этот подход можно применять и в дизайне писем.

Ошибки в адаптивном дизайне писем

С адаптивностью писем легко облажаться. Поэтому о ней нужно подумать заранее, а потом тщательно проверить с верстальщиком отображение на разных устройствах.

Например, в этом письме теги задумывались в два столбца:

Теги отображаются в два столбца

Но в результате письмо выглядело вот так:

Письмо с ошибкой в вёрстке

Дело в том, что между плавающими блоками

не должно быть пробелов в коде. В этом примере в коде случайно добавили пробел или перенос строки. Получился отступ между блоками, и два столбца не поместились.

Шрифты в электронных письмах

Это боль дизайнера. В дизайне писем мы можем использовать только стандартные шрифты:

Arial
Comic Sans MS
Courier New
Georgia
Impact
Tahoma
Times New Roman
Trebuchet MS
Verdana

Не самые красивые шрифты, но они хорошо читаются: подписчик точно увидит весь текст в письме. Фокус «поиграть со шрифтами» не выйдет :). Кстати, стандартные системные шрифты на Android и iOS — это Helvetica и Roboto. Поэтому их тоже можно использовать. В случае чего они заменяются на родной всем Arial. Так как они похожи по начертанию, это не сильно повредит макет, и ничего не поедет.

Рекомендуемый размер основного текста — 14 px, межстрочный интервал — 1,5.

Используйте несколько текстовых стилей для расстановки акцентов: главный заголовок, основной текст, ссылка, сноска. Важно не переусердствовать — большое количество шрифтов и цветов мешает восприятию информации. Заранее определите, сколько у вас должно быть текстовых стилей, и придерживайтесь их. Оптимально, если их будет три-четыре: заголовок, основной текст, текст в футере или сноски, ссылки.

Декоративные шрифты лучше не использовать или использовать в небольшом количестве, потому что их можно вставить только в виде картинки. Такое бывает с баннерами или декоративными заголовками. А это риск, что картинки не подгрузятся и увеличат вес письма, и оно будет долго открываться.

Цвет текста

Размер писем

Оптимальная ширина шаблона для писем — 600–700 px. Это ширина с учётом отступов. Почему 600 px? В основном это связано с размером окна в почтовых клиентах и с адаптивной вёрсткой. Самая распространённая ширина экрана на мобильных — 320 px.

Картинки в email-рассылках

Приступая к дизайну письма, опирайтесь на его контент. Если это персональное письмо, не забудьте добавить обращение.

Дизайн письма с персональным обращением

Письма не должны быть сплошной картинкой. Во-первых, эти картинки могут не отображаться у получателя. Во-вторых, такое письмо непросто верстать адаптивно.

Вот в этом примере письмо свёрстано картинками, и они не загрузились:

А вот рассылка Ив Роше, которая с картинками выглядит так:

а без картинок вот так:

Также не стоит увлекаться фоновыми изображениями. Не все почтовые клиенты поддерживают отображение фона картинкой. Например, в этом письме, открытом в Outlook, вместо фоновой картинки — серая заливка:

Оформление письма должно соответствовать сайту или фирменному стилю, чтобы получатель легко мог узнать вас.

Сейчас в письмах модно использовать простую анимацию с помощью гифок:

Опять же, следите за тем, чтобы вес гифки был не более 1 Мб, иначе ваши усилия никто не оценит — она может не загрузиться. Порой, когда вы открываете проморассылку на iPhone или Mac, изображение немного замылено. Это не значит, что картинки плохого качества. Просто дизайнер при подготовке рассылки не подумал о том, что вы будете смотреть его на устройстве с экраном Retina. Чтобы макет не «плыл», мы собираем его в ×2 размере, то есть ширина контента не 600 px, а 1200, текст не 16 px, а 32.

Целевое действие в письме

Обычно к целевому действию ведёт кнопка. И, поскольку это самый важный элемент письма, она должна быть заметной. Во-первых, кнопка должна выглядеть как кнопка. Глядя на неё, получатель должен понимать, что на неё можно нажать и что после нажатия произойдёт определённое событие.

Во-вторых, кнопка должна быть заметной. Для этого лучше использовать контрастные к фону цвета. Также она должна быть достаточно крупной. Минимальная рекомендуемая высота — 35 px. Средняя ширина указательного пальца 16–20 мм, это приблизительно 45 px. Пальцы у всех разные, но производители телефонов дают свои рекомендации. В гайде Apple тач-область — 44 px, Microsoft рекомендует размер 34 px. Если размер кнопок будет меньше, попасть в них и выполнить целевое действие будет сложнее.

Как происходит работа над дизайном писем

Первое знакомство

При подготовке дизайна мы изучаем бизнес клиента: его отличия и преимущества перед конкурентами, фирменный стиль, сайт и предыдущие рассылки, если они были. Смотрим статистику, анализируем, какие кампании в прошлом сработали лучше, какие хуже. Иногда у клиента есть гайдлайн для писем — это идеальный вариант. В большинстве случаев под рассылки нужно разработать дизайн-шаблон — это письмо со всеми элементами, которые когда-либо могут пригодиться. В будущем из этих элементов можно собирать рассылки. За основу для дизайн-шаблона берём сайт.

Подготовку письма начинают с текста рассылки. Без него делать макет бессмысленно.

Когда текст готов, дизайнер определяет структуру письма и выделяет основные блоки. Копирайтер и сам должен обозначить подзаголовки, разбивку на смысловые отрезки, списки. Если структура выделена не явно, нужно обсудить это с копирайтером и вместе определиться со ней. Если есть вопросы, лучше задать их сразу: что проиллюстрировать, какой главный посыл, на что делать акценты.

Всегда задавайте вопросы. Не может быть такого, чтобы всё было понятно. Даже если кажется, что понятно, уточните у менеджера и писателя, правильно ли вы понимаете задачу.

Набросали макет, показали менеджеру. Письмо оказалось длинным и малоинформативным. Текстовые блоки разные по объёму, иллюстраций нет:

Дизайн — это прежде всего, решение задачи. Поэтому роль дизайнера, будь то рассылки или веб, — разобраться в проблеме и предложить выход.

Подготовка шаблона

Когда все ответы получены, мы начинаем собирать шаблон по выбранной структуре. На этом этапе иногда возникают трудности: оказывается, что текста много или, наоборот, очень мало, абзацы в списке неравномерные, заголовки слишком длинные, баннер встаёт неаккуратно.

Узнайте, сколько для вас будет стоить

Обратитесь к писателям. Если текст уже согласован, есть два варианта: продолжить работу или попробовать согласовать изменения в тексте с клиентом. Если аргументировать изменения, клиент, как правило, не возражает.

Передача верстальщику и проверка вёрстки

Макет готов. Менеджер счастлив, клиент согласовал. Время передавать работу в вёрстку. Но на этом работа дизайнера не закончена.

Всегда нужно контролировать вёрстку. Не поленитесь: посмотрите вёрстку или попросите прислать вам тест. Бывает, что свёрстанное письмо незначительно отличается от макета, как в этом примере:

Когда убедитесь, что письмо свёрстано как задумано и корректно отображается на всех устройствах, можно отправлять.

Что такое футер письма?

Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.

Футер сайта и футер электронного письма похожи между собой тем, что в этих разделах можно ненавязчиво для пользователя разместить следующую важную информацию:

В зависимости от рода деятельности вашей компании или особенностей бренда в подвале письма может содержаться любая информация, полезная для получателя и вашей компании. С помощью грамотно разработанного футера вы можете побудить получателя выполнить какое-либо дополнительное действие.

Типичная структура футера письма

Подвал в письме выполняет хоть и дополнительную, но важную функцию, поэтому необходимо детально продумать его структуру. Она будет зависеть от того, какую именно информацию вы захотите разместить в футере. Подумайте, что конкретно было бы полезно для вашего бизнеса.

Типичная структура футера для электронной почты должна быть простой и понятной пользователю. Если вы решили разместить там ссылки на приложения или категории товаров интернет-магазина, то они должны быть упорядочены и кликабельны.

Контактные данные вашей компании тоже должны быть удобными для восприятия. Можно разместить данные о местоположении вашего офиса, чтобы клиент смог найти вас в случае необходимости.

Если вы решили разместить в подвале информацию об отправителе, то не забудьте прикрепить ссылки на его профили в социальных сетях.

Что бы вы ни решили разместить в подвале вашего письма, информация должна быть простой для восприятия и упорядоченной, а структура логичной и последовательной.

Хорошие примеры реализации футера письма

Подвал письма — это один из скрытых, но при этом мощных инструментов маркетинга, который позволит вам увеличить необходимые показатели. Грамотно оформленный футер и качественная информация, размещенная в нем, обязательно привлекут внимание получателя и побудят его к выполнению дополнительных действий.

Чтобы футер оказался по-настоящему действенным, нужно детально продумать, что именно вы будете в нем размещать. Есть несколько беспроигрышных вариантов, которые точно зацепят вашего клиента:

Основная задача грамотно оформленного футера — это кратко и емко подать информацию, которая заинтересует получателя и побудит выполнить полезное для вас действие.

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Екатерина Мирошкина

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
Печать не должна заходить на подпись.
Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
На копии надо написать, где находится подлинник.
Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Times New Roman, размеры 13, 14.
Arial, 12, 13.
Verdana, 12, 13.
Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
Между буквами — обычный.
Между словами — один пробел.
Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.

В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).

Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения – 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:

«4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».

Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).

Пример 2. Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой

Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей. Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт. Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.

Отметка о получении документа на нем самом

Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.

Как должно быть?

ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации – так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.30-2003 ничего не сказано о необходимости отображения в этой отметке наименования организации-получателя, зато данные сведения присутствуют в образце отметки в Методических рекомендациях по применению этого ГОСТа.

Фрагмент документа ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.

Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.

Что творят!

Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.

Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):

но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.

Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:

В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.

Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну – с регистрационным номером и датой, вторую – с подписью должностного лица:

Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции; в подписи; в надписи, заверяющей копию; в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:

И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!

Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:

С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:

если человек сидит в офисе нужной вам фирмы, это не значит, что он числится в ее штате. Распространена ситуация дробления единого бизнеса на несколько юридических лиц. И расписавшийся человек действительно может быть юристом, но совсем не в организации «Василек», которой адресован ваш документ, а например, в ООО «Ромашка». Это позволит потом «Васильку» откреститься от получения документа, ведь его должностные лица документ не получали, а кто расписался в его получении, они «не знают»;
часто в случае конфликта «гонца» вообще в офис не пускают, забирая документ у входа на охране, и потом выносят его с отметкой, в которой есть подпись, но «гонец» не видел, кто ее поставил.

«Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.

Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:

слово «Получил», «Получено» либо «Документ получил» или иная фраза с аналогичным смыслом;
личный росчерк должностного лица организации-адресата;
его расшифровка в виде фамилии и инициалов;
полное указание должности, включая наименование организации;
дата получения документа.

Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.

Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.

Доставка по «обычной» почте

Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.

При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).

Рисунок 1. Доставка по «обычной» почте

Доставка по электронной почте

В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.

Мнение эксперта Добренко Елизавета, юрист по трудовому праву, консультант по налогообложению

Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов – это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация – подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.

Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.

Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.

Пример 6. Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу

7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.

7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.

Читайте также: