Доска задач в бережливом производстве

Обновлено: 07.07.2024

Как метрики бережливого производства можно применить в задачах Service Desk

Если у Вас был опыт общения с руководителем отдела Service Desk, то наверняка первое, что Вы от него услышали это многочисленные жалобы на жизнь, сотрудников и жестоких клиентов.

Управлять небольшой службой техподдержки из 5 человек еще как-то можно, но когда людей становится больше, а количество обращений в день переваливает за сотню, то жизнь руководителя превращается в ад: постоянные эскалации, перегруженность персонала и почти полная утеря контроля за происходящим.

Просто представьте, что у Вас сотня админов, которых Вы ежедневно обеспечиваете работой (это не выдумка, а реальность).

В этой ситуации надо что-то предпринимать. Тут каждый выкручивается как может – выдумываются многочисленные отмазки, изобретается «стандартизация», клиентов заставляют заполнять невероятных размеров формы с полями, назначение которых невозможно угадать, а при каждом удобном случае обращения скидываются с исполнителя обратно на клиента. На нарушения SLA (плановых сроков исполнения заявок) вообще никто не смотрит. Перечень мер можно продолжать бесконечно.

Проблема не нова и не уникальна – она присутствует на каждом предприятии, в какой бы области оно ни работало. Перепроизводство, перегруженность персонала, проталкивание срочных заказов. Аналогии напрашиваются.

Можно ли с этим что-то сделать? Конечно! Работающие и очень эффективные меры давно известны – это Бережливое производство (Lean Manufacturing) и Теория ограничений (Theory of Constraints, TOC).

Давайте посмотрим как методы и метрики бережливого производства могли бы послужить на благо службы технической поддержки Вашей компании.

Небольшой экскурс в Lean и TOC

Давайте начнем с краткого введения в Теорию Ограничений и Бережливое производство в том небольшом объеме, который необходим для понимания концепции этой статьи.

Если говорить кратко, то Бережливое производство – это философия (набор методик) для сокращения потерь, ускорения производства и его непрерывного совершенствования с целью увеличения прибыли предприятия.

Теория ограничений – это как бы надстройка над Бережливым производством, которая гласит, что в любом производстве есть всего лишь одно единственное узкое место, которое тормозит всё. И скорость всего предприятия в целом равно скорости этого узкого места (бутылочного горлышка).

Бесполезно расширять что-либо еще, кроме бутылочного горлышка – это всё равно ни к чему не приведёт. Именно поэтому локальные оптимизации не работают. И именно поэтому нет смысла утилизировать мощности отделов на 100% - это только вызовет перепроизводство.

А вот увеличение производительности горлышка на X% приведет к увеличению прибыли всего предприятия на X%. А это миллионы, а может и миллиарды!

Это если кратко.

Единственная, но очень важная метрика теории ограничений

В Теории ограничений есть, по сути, единственная метрика, на основе которой принимаются все решения – это Проход (или Проток, Throughput).

T_u= P – TVC,

где T_u – величина прохода на единицу продукции;
P – цена единицы продукции;
TVC – полностью переменные затраты

Если грубо, то это операционная прибыль, заложенная в конкретную единицу продукта.

Как это можно использовать?

Давайте рассмотрим известный пример с двумя продуктами. Пусть человек-бутылочное горлышко принимает участие в производстве продуктов А и Б.

Продукт А стоит 300 руб, а продукт Б – 400 руб.

При этом Проход (грубо - Прибыль) продукта А = 100 руб, а у продукта Б = 200 руб

Какие продукты и в каком количестве должен производить человек-бутылочное горлышко, чтобы максимизировать прибыль предприятия (а мы знаем, что именно он определяет всю прибыль предприятия)?

NB. Вы уже провели аналогии с технической поддержкой, категориями обращений пользователей и админами, которые эти обращения выполняют?

Казалось бы, продукт Б стоит дороже и прибыль в нём больше, однако всё не так просто. Для решения уравнения не хватает одной очень важной переменной – времени, которое человек-горлышко затрачивает на производство каждого вида продукта.

Время производства продукта А – 5 мин, продукта Б – 30 мин.

Продукт А: 100 руб / 5 мин = 20 руб / мин

Продукт Б: 200 руб / 30 мин = 6,6 руб / мин

Получается, что при изготовлении продукта А компания получает прибыль в 20 руб/мин, а при изготовлении продукта Б – всего 6,6 руб/мин.

Выбор очевиден, не правда ли? Нужно производить как можно больше продукта А, а в оставшееся время – продукт Б.

Переложение метрики Прохода для технической поддержки

Самое главное сомнение, которое у Вас скорее всего возникнет – в тех поддержке нет прибыли. Совершенно верно.

Дело в том, что Проход может быть не только прибылью. Он может быть чем угодно, что будет являться аналогией прибыли и что будет давать ценность компании и клиенту.

В случае с тех поддержкой несомненной ценностью является количество обращений, отработанных в установленный срок.

Для вычисления метрики могут понадобиться некоторые данные, которые можно извлечь из Вашей системы регистрации обращений в тех поддержку.

Из Jira, например, можно извлечь следующие данные:

· Приоритет задачи

· Категория задачи

· Общее время исполнения (от регистрации до перевода в статус Resolved) с учетом всех дней и выходных. Время исполнения с точки зрения клиента от самого начала до самого конца.

Дополнительно можно вычислить Touch time - время ручной работы админа по каждой задаче. Другими словами время, затраченное администратором на задачу за вычетом выходных, нерабочего времени и нахождения задачи в статусе Need Info (запрос доп информации от клиента).

Если на человеке висело несколько параллельных задач, то Touch time вычисляется по каждой завершенной задаче отдельно, а затем берется 85% персентиль от всего полученного множества.

Персентиль не так чувствителен к выбросам как среднее, поэтому его часто используют в качестве гарантированного значения для какого-либо параметра, в нашем случае Touch time.

В Jira значение Touch time можно вычислить как время между сменами статусов.

Время работы человека-горлышка (или время, затраченное на производства продукта) = Touch time

Проход = количество выполненных задач конкретной категории и приоритета

К прохода = Прибыль / Время работы горлышка

К прохода = количество выполненных горлышком задач / Touch time

Наибольшее значение коэффициента говорит о том, какой категории заявок стоит отдавать приоритет, чтобы на выходе из горлышка максимизировать общее количество выполненных заявок.

Вот реальный пример из службы тех поддержки:

Колонка template – Категория задач. Строки упорядочены по убыванию коэффициента прохода.

Таблица даёт много материала для раздумий. Например, видно, что наибольшее влияние на поток оказывают задачи с низким приоритетом. Это сильно противоречит общепринятому восприятию того, что делать надо в первую очередь блокеры и высокий приоритет, и вызывает несогласие и неприятие.

Однако, если подумать нестандартно, то можно прийти к выводу, что раз задач с низким приоритетом так много, то стоит посадить выделенных людей, которые будут заниматься только ими.

Почитайте интересную статью про технологию Swarming в которой есть много подобных нестандартных выводов.

Такую таблицу можно отфильтровать по приоритету задачи, например, блокеру. В этом случае Вы получите категории задач, наиболее влияющие на проход блокеров.

Теперь, когда понятно как быть с задачами, поступающими в бутылочное горлышко, нужно определиться где же это самое горлышко находится.

Поиск бутылочного горлышка техподдержки

В бережливом производстве первым шагом часто производят «картирование» потока создания ценности, т.е. на схеме потока отображают время, затрачиваемое на каждое действие, в том числе отображаю сколько из этого времени затрачено на создание ценности, а сколько на потери и ожидание.

Если просуммировать время создания ценности и соотнести его с общим временем цикла, то можно посчитать эффективность потока:

Эффективность потока = Суммарное время создания ценности / Общее время цикла * 100%

Часто эффективность потока в компаниях не превышает 5-10%.

Каким образом посчитать эффективность потока для задач тех поддержки?

Если Вы используете Jira, то можно считать время между сменой статусов и в качестве времени создания ценности брать время непосредственной работы админа, но это сложно.

Можно использовать метод проще и считать по количеству выполненных задач за период:

Эффективность потока = Кол-во выполненных задач / (Всего задач в работе) * 100%

Соответственно, такую эффективность легко посчитать по каждой категории задач, админу или команде. Т.е. Вы будете точно видеть, где именно у Вас низкая эффективность.

Вот примеры с реальными данными:

Можно отфильтровать данные по наименее эффективным группам и получить эффективность входящих в них админов.

Что обозначает эффективность потока в тех поддержке?

Эффективность потока – это не только подсчет времени потерь. На самом деле это поиск мест, где скапливается «незавершенка» - большое количество задач в работе, которые никак не могут закончится, либо лежат и ждут своей очереди.

Вот пример реальной ситуации по настоящему, не выдуманному админу:

Как видите, ситуация жесткая – он делает всего 4-5 задач в день, а вешают на него аж по 10 штук.

Естественно, о какой эффективности тут может идти речь.

Очень удобно анализировать подобные метрики в Qlik – он позволяет последовательно сужать выборку в разных разрезах. Например, сначала выбирается категория обращений с максимальным количество незавершенного производства, затем, в её рамках, группа админов, а затем становится понятным кто из админов выбранной группы имеет наибольшую незавершенку. Таким образом можно добраться до конкретного человека и конкретной выполняемой им операции.

Как видите, метрики бережливого производства с помощью коэффициента эффективности потока, потенциально позволяют Вам обнаружить бутылочное горлышко весьма простым путем.

А если посчитать Touch time и коэффициент прохода, то можно еще и расставить приоритеты исполнения обращений, приходящих в бутылочное горлышко.

Т.е. метрики бережливого производства действительно могут помочь с налаживанием дел в технической поддержки.

Что делать со всеми этими метриками?

Улучшать, конечно. С помощью Kaizen – непрерывного совершенствования. В низкой эффективность виноваты не люди – виновата система. И её надо перестраивать.

Т.е. нужно находить корневую причину проблемы (истинную причину, а не лежащую на поверхности) и устранять её. И так поступать с каждой проблемой.

Вот хороший пример как в Службе Service Desk использовали Lean (бережливый подход) и что из этого получилось.

Смотрите: допустим Вы с помощью метрик обнаружили, где в тех поддержке есть узкое место. Идите туда и смотрите на месте, что происходит (т.н. «гемба»). Увидеть проблему не сложно. Надо просто наблюдать и разделять действия на потери и создание ценности, а также анализировать каждое действие в глубину до тех пор, пока не наступит кристальная ясность и понимание, что ниже больше ничего нет.

Зуб даю, что первое, что Вы увидите в тех поддержке - это то, что админы (/сотрудники тех поддержки) делают по десятку задач одновременно (см. график выше). Вы наверняка на себе испытали как это работает:

Клиент оставляет обращение, оно назначается на админа, а тот быстро-быстро что-то отвечает и мгновенно переводит задачу обратно с целью получения доп информации, либо переводит задачу на какого-то другого человека. И всё потому, что ему некогда ждать пока клиент ответит – ему нужно сделать сегодня еще кучу задач.

Как результат, админ целый день занимается тем, что старается как можно быстрее снять с себя поступающие задачи и перевести их на клиента, а в итоге не делает ничего, либо делает чрезвычайно медленно. Типичная проблема многозадачности.

А почему у админа много задач? Корневой причиной является распространенная ложная установка. Руководство считает, что ресурсы надо утилизировать на 100%, чтобы они не простаивали. Поэтому и загружает админа задачами. Но на самом деле это заблуждение, вызывающее огромные проблемы.

При однозадачности задачи выполняются в разы быстрее, чем при многозадачности:

Решить проблему можно. Теория ограничений для этого случая говорит:

· Расширьте бутылочное горлышко

· Подчините ему всё производство

Расширение горлышка обозначает, что админы не должно заниматься ничем иным, кроме действий, создающих ценность. И между этими действиями не должно быть перерывов. Т.е. надо сделать так, чтоб у админа не было шанса перевести задачу на кого-либо. На момент старта работы он должен быть полностью обеспечен всей необходимой информацией.

Простая перестройка процесса позволит админу выполнять только одну задачу за раз. Это может увеличить его производительность в разы:

Вариантов решений множество.

Помните, что этот админ-бутылочное горлышко, по сути, является первопричиной того, с какой скоростью и качеством Ваша служба технической поддержки обрабатывает запросы. Думайте в числах прохода. Если найм или выделение помощника этому админу увеличит проход в 5 или 10 раз, разве это не стоит того?

Возьмите одного админа-бутылочное горлышко, определите его проблему, найдите корневые причины и устраните их. Расширьте его мощность и увеличьте таким образом проход.

NB. Все выводы в этой статье сделаны на основе наблюдений за реальным отделом технической поддержки большой компании.

Автор статьи надеется, что смог показать другую точку зрения на привычные процессы и зародил в читателе зерно сомнения и инакомыслия.

Lean. Часть 1. Канбан-доска по-новому

Примерно три месяца назад мне, как руководителю студии дизайна, посчастливилось участвовать в замечательном тренинге «Основы бережливого производства». Тренинг этот рассказывал про методологию lean. Для тех, кто не в курсе — это методология “обезжиривания” бизнес-процессов, при которой идет сокращение неизбежных потерь, исключение бесполезных действий и выполнение других манипуляций, направленных на увеличение скорости работы компании, количества производимой продукции или услуг и, как следствие, роста её доходов. Это если вкратце.

То, чем сегодня я с вами хочу поделиться — это результат воплощения в жизнь лишь малой части полученных на этом тренинге знаний. Если вам будет интересна данная тема — я готов рассказать о других вещах, которые мы стали использовать в нашей студии после данного обучения. К слову, очень интересно читать посты на тему lean наших сибирских коллег — компанию Сибирикс. Ребята, так держать!

Итак, сегодня речь пойдет о двух составляющих чудесной методологии lean — это визуализация и канбан. Первая из них говорит о том, что нужно стараться визуализировать в бизнес-процессах всё и вся, чтобы упростить их восприятие и понимание. Со вторым понятием, я думаю, многие хабраюзеры знакомы уже давно и не понаслышке. На Хабре было не мало статей про канбан-доски и другие похожие инструменты управления проектами. Я же хочу рассказать о том, как мы открыли для себя канбан-доску и чем она стала полезна именно нам. Возможно, вы сможете перенять наш опыт и внедрить-таки эту штуковину в своей компании.

Совсем немного теории. На кошках яблоках

Если позволите — хочу дать вольное описание понятия «канбан». По-крайней мере так, как я его понимаю. Канбан — это система работы, которая позволяет организовать принцип вытягивания заказчиком. Очень наглядно эту систему показывает следующая иллюстрация.

Покупатели (можно сказать заказчики) берут яблоки из корзины в супермаркете. Как только яблоки в корзине кончаются — работник супермаркета приносит новую полную корзину, которую он берет на складе. Как только на складе исчезла корзина — кладовщик ставит на её место другую, которую он наполняет яблоками из запасов.

Смысл такого подхода — мы оцениваем необходимость что-то сделать исходя из реальных потребностей покупателя. Иными словами если покупатели не берут яблоки — нет смысла приносить новые корзины со склада, а на складе наполнять запасные корзины. Это и есть принцип вытягивания. Более того — он позволяет значительно сократить время, в течение которого в корзине в торговом зале нет яблок. Ведь все, что нужно сделать — это просто взять их из предыдущей ячейки.

Переходим от яблок в супермаркете к проектам в студии дизайна

Итак, что мы можем получить, используя канбан-доску в студии дизайна?

Начнем с того, что канбан-доска — это инструмент визуализации. А визуализируем мы наши канбан-ячейки, которых физически нет. Мы, например, разбили наш бизнес-процесс по созданию дизайна сайта на следующие этапы:

Можно сказать, что этап верстки — это корзина с яблоками в супермаркете. Отрисовка, прототипирование, анализ и продажа — промежуточные канбан-ячейки. Запасами в нашем случае являются потенциальные проекты, которые нужно обработать на этапе продажи (на нашем «складе»).

Нетрудно догадаться, что идеальное состояние дел в студии — равномерная заполненность проектами всех канбан-ячеек. Как только заказчик «вытянул» проект с этапа верстки (для нас это конечная стадия разработки дизайна сайта) — есть необходимость тут же перевести один из проектов, находящихся в отрисовке на этап верстки, чтобы заполнить пустую ячейку. Далее заполнить пустую ячейку этапа отрисовки одним из проектов, закончив делать прототипы и т.д.

Так вот. Именно для стремления поддерживать это идеальное состояние и нужна канбан-доска. Она очень наглядно показывает на каком из этапов необходимо ускориться по какому-либо проекту, а на каком образовался «затор». И ещё — что пора бы задуматься о том, что на складе уже почти ничего нет и самое время заняться обработкой потенциальных клиентов.

Наша реализация канбан-доски

Итак, теперь нам понятно зачем нужна канбан-доска. Как нам её сделать?

Мы пошли по самому простому пути. Наклеили прямо на обои в студии большую белую виниловую пленку. Маркером разделили её на этапы. Ну и, собственно, стали клеить на пленку стикеры с названиями проектов.

Со временем пришли к тому, что на стикерах помимо названия проекта есть смысл писать имя дизайнера, который над ним работает. Это позволяет быстро оценить занятость каждого дизайнера просто бегло взглянув на канбан-доску.

Ну и, само-собой, ввели цветовую градацию стикеров. Зеленый — по проекту все ок. Желтый — есть вероятность, что проект задержится на данном этапе. Красный — проект задержался на данном этапе, и надо постараться сделать все, чтобы перенести его на следующий этап. Критерием оценки «задержанности» в нашем случае является дедлайн проекта. Кроме того, мы стремимся переносить на следующий этап те проекты, по которым мы можем быстрее получить деньги (каждый этап у нас оплачивается отдельно, а оплата по этапу разбивается на аванс и остаток).

Мы визуализировали, визуализировали да не вывизуализировали

Как вы уже поняли — на достигнутом мы не остановились. Помните про принцип — стараться визуализировать все, что можно? Так вот мы подумали и решили — а почему бы на канбан-доске не отобразить финансовые потоки по проектам? Тем самым мы сможем наглядно видеть сколько денег принесёт каждый проект при переходе на следующий этап.

К каждому стикеру мы добавили мини-стикер с суммами, которые мы получим по данному проекту в случае его перевода на следующий этап. Для этого на стикере мы пишем две суммы — аванс и остаток. И для каждой суммы указываем месяц, в котором эта сумма может быть получена. Таким образом мы получаем своего рода инструмент финансового планирования, с помощью которого мы можем в начале месяце прикинуть приблизительную суммарную выручку со всех проектов, соотнести её с плановой выручкой. И оценить эффективность нашей работы в конце месяца.

Напрашивается и следующий шаг — цветовое разделение для мини-стикеров. Да-да. Зеленый стикер — оплата должна быть во-время. Красный стикер — либо заказчик задерживает оплату, либо надо поднажать по проекту, чтобы успеть все сдать до конца месяца, к зарплате. Как правило, это мелкие правки или доработки. И как вы, наверное, уже догадались, количество красных мини-стикеров к концу месяца частенько значительно увеличивается :)

Подведем итоги

Итак, что же дало внедрение канбан-доски у нас в «Чипсе»?

До внедрения:	После внедрения:
Не было четкого понимания сколько надо продавать. Были случаи, когда брали слишком много проектов и не могли их «пережевать». Или лихорадочно начинали искать заказы, когда вдруг понимали, что проекты вот-вот закончатся.	Визуализация проектов с помощью канбан-доски и принцип вытягивания позволяет легко оценить необходимость обработки потенциального клиента, переноса залежавшегося не срочного проекта на следующий этап и т.д.
Для оценки занятости дизайнеров перепробовали множество инструментов, в том числе гуглотаблицу. Она была не очень наглядной. Её ведение занимало немало времени.	Для оценки занятости дизайнера на ближайшие два месяца достаточно посмотреть на доску, посчитать количество стикеров с именем дизайнера и понять насколько он загружен и когда освободится.
Были моменты, когда не было понятно на каком этапе бизнес-процесса у нас слабое звено, если можно так сказать.	Сейчас наглядно видно на каком этапе есть проблема. Остается найти её и решить.
Надо признаться, что до внедрения канбан-доски мы не занимались ежемесячным финансовым планированием. Так получилось, что вести его мы начали параллельно с внедрением канбан-доски.	Простой, но достаточно эффективный инструмент финансового планирования. Да, он позволяет заглянуть всего на 2-3 месяца вперед. Но зато это очень наглядно. И на денежный поток реально можно повлиять, вовремя приложив все усилия к «нужным» проектам.

Думаю, стоит отметить некоторые «параметры» нашей небольшой красноярской студии. У нас 5 дизайнеров, 1 руководитель проектов и 1 арт-директор. Стремимся к тому, чтобы один дизайнер выполнял как минимум 2 проекта одновременно. Канбан-доску используем уже третий месяц. Очень довольны этим инструментом! :)

Надеюсь, вам будет полезно все то, что я здесь описал. Буду рад, если данная статья поможет вам в таком нелегком занятии, как управление проектами! )

14 Лучших Kanban Инструментов в 2019 Году

Когда необходимо оптимизировать перенасыщенные рабочие процессы, обычных to-do листов может быть недостаточно. В этом случае стоит поискать волшебный функционал, который будет отслеживать все задачи, над которыми работает ваша команда, задачи, которые только планируются, а также показывать полную картину по уже выполненным.

Kanban-доска — отличное решение. Этот инструмент для совместной работы над проектами широко используется в разработке ПО, маркетинге, строительстве, логистике и в любых решениях, где присутствует постоянный поток задач. Kanban-подход помогает командам визуализировать рабочие процессы, грамотно анализировать их и повышать эффективность управления задачами. Этот пост мы посвящаем самым актуальным в 2019 году онлайн инструментам, ориентированным на Kanban. Сравните их и выберите самый подходящий.

Но прежде, чем рассмотреть лучшие программные решения с Kanban досками, стоит узнать, для чего они вообще нужны.

Если вы только еще собираетесь перейти на Канбан и присматриваетесь к популярной методологии, то непременно погрузитесь в доступные руководства и гайды по Канбан для начинающих.

Если кратко, Kanban — это метод управления проектами, направленный на минимизацию многозадачности, повышение эффективности производства и оптимизацию скорости и качества работ. Метод широко применяется в крупных командах, стартапах и для индивидуальных целей.

Правильно подобранное программное обеспечение с функцией Kanban позволит сосредоточиться на приоритетах, держать свою команду в курсе того, что актуально и что будет происходить в ближайшем будущем, а также контролировать все рабочие процессы.

Эффективный Kanban-инструмент поможет управлять Agile-разработкой с помощью удобных досок и карточек, потока действий, функций Swimlanes и WIP limits, диаграмм и таймлайнов — всего, что помогает качественно визуализировать управление рабочими процессами.

Что включает в себя мощное Канбан ПО

На первый взгляд, система Канбан может показаться сложной и не всегда применимой. Но настоящая сила Kanban в том, что, как только команда начинает применять его принципы, то сразу может оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы.

Тем не менее, существуют решения, которые выполняют работу лучше и эффективнее других. Рассмотрим главные критерии для поиска лучшего Канбан-инструмента:

Kanban доска — система, которая предназначена для организации карточек с задачами с помощью горизонтальных колонок (Swimlanes), ограничений (WIP limits), сабколонок, а также стандартного набора колонок («To-do», «In Progress» и «Done»).
Kanban карточка — элемент системы Канбан, который назначает задачи при помощью чек-листов и вложений. Карточки позволяют связывать задачи, добавлять иерархию и назначать необходимые ресурсы.
Аналитика — система, позволяющая создавать отчеты.
Интеграция — способность инструмента легко интегрироваться с другими системами управления проектами.
Автоматизация — возможность настроить рабочий процесс в соответствии с условиями вашего проекта.

Лучшие Канбан инструменты для управления проектами

У вас, по сути, есть два пути:

Не заморачиваться и бездумно зарегистрироваться в проверенные и пресловутые JIRA или Trello.
Потратить немного времени на изучение новой волны крутого ПО по управлению проектами, ориентированного на Kanban, с целью отбора самого подходящего софта для ваших нужд.

ПО	Лучше всего для
JIRA	Для разработки программного обеспечения Agile-командами. Не лучший вариант для нетехнических команд и процессов вне системы Agile. Идеальный вариант – для IT компаний с большим штатом разработчиков.
Trello	Для частного и командного использования в разных областях (маркетинг, продажи, HR, и т.д.) которым необходим функционал Kanban. Не лучший вариант для Agile-разработчиков. Идеальный вариант – индивидуальное использование Канбан-досок.
Hygger	Преимущественно для Agile-команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum, estimations, Burndowns, Swimlanes и WIP limits. Предлагает качественную приоритизацию бэклога. Идеальный случай – любая Agile-ориентированная команда.
MeisterTask	Для тех же потребностей, что и Trello, но с улучшенной интеграцией с MindMeister.
Favro	Для мелких и средних команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum процессы.
Asana	Для персонального использования и для небольших команд, которым преимущественно нужны to-do листы и базовый функционал Канбан доски.
Kanbanchi	Для персонального использования Канбан досок с тесной интеграцией с G Suite.
Paymo	Для агентств и команд, которым нужно автоматически отслеживать время, приоритизировать задачи и следить за рабочим временем.
Breeze	Для команд, которым нужна усовершенствованная версия Basecamp с базовым Kanban-функционалом.
Blossom	Лучше всего для распределенных команд. Минималистичный инструмент для управления проектами, построенный на основе Kanban-досок.
ProofHub	Для команд, которым необходимо полноценное решение с Kanban-досками, диаграммами Ганта, календарем, заметками, обсуждениями, листами задач. Это своеобразный Basecamp «на стероидах».
ZenHub	Это плагин для GitHub, который добавляет поддержку Multi-repo Boards, Epics, индивидуальных рабочих пространств и улучшенный репортинг.
Taiga	Опен-соурс программа для разработчиков, которым нужно проверять задачи и пользоваться стандартным набором для управления проектами.
Leankit	Для создания кастомизированных досок с детальным потоком задач.

Описывая JIRA, часто употребляют слова «мощная» и «мультифункциональная». Это действительно популярный универсальный РМ софт, который позволяет командам разработчиков планировать задачи, назначать исполнителей, работать со спринтами, устанавливать приоритеты и сроки и многое другое.

JIRA предоставляет большое количество настроек фильтрации, удобную визуализацию, подробные отчеты и удобный трекер времени.

Сомнения: JIRA хорошо подходит для технических команд, но небольшие компании и стартапы просто не смогут использовать все возможности сервиса. Нет возможности назначить нескольких исполнителей для одной задачи.

Trello

Trello — это популярный инструмент управления, который позволяет организовывать задачи, списки дел, инициативы, обсуждения и идеи на одной доске. Сервис довольно прост и интуитивно понятен, и многим компаниям просто нужна его базовая бесплатная версия для работы. Система Trello подходит всем, кому нужна базовая функциональность досок Kanban.

Сомнения: Trello не имеет своего собственного учета времени, поэтому вам придется платить за другое программное обеспечение (например, Everhour или Toggle). Кроме того, в Trello нет функций WIP limits, Swimlanes и диаграмм Burndown.

Hygger

Hygger — яркий представитель нового поколения PM-инструментов, который отлично подходит продуктовым компаниям, стартапам и организациям средних размеров. Сервис предоставляет удобные to-do листы с кастомными полями, Канбан досками, функциями Swimlanes, WIP limits и Timelines.

Достоинством сервиса является возможность приоритизировать функции, идеи или задачи, используя различные методы приоритизации. Этот фактор часто является решающим при выборе Hygger vs Trello. Кстати, если вы знакомы с функционалом Trello, то быстро освоиться в Hygger не составит труда, потому что платформа имеет похожий интерфейс.

Hygger предлагает определять приоритеты с помощью простых методов (Eisenhower matrix, Value vs Effort, Value vs Risk), а также продвинутых техник (ICE и RICE, Weighted Scoring).

Сомнения: Не хватает возможности переключения из Канбан в timeline автоматически, нет мультиязыковой поддержки.

Asana

Asana – не менее популярный сервис с доступными iOS и Android приложениями, который хорош в управлении задачами, отслеживании дедлайнов и постановке приоритетов. Asana позволяет качественно следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.

Сервис чаще всего выбирают для личного пользования и работы небольших команд, которых в первую очередь нужны to-do листы и базовая Канбан-доска.

Сомнения: Платформа вряд ли будет полезна маркетинговым и креативным агентствам или сервис-компаниям.

Favro

Favro предоставляет инновационное решение для управления проектами, более всего подходящее для разработчиков, маркетологов и руководителей, которые планируют, отслеживают и развивают свои идеи. Favro предлагает встроенную поддержку Kanban и Scrum досок с панелями управления, масштабируемыми бэклагами и отчетами.

Функция Breakdown в Favro помогает разбить ваши проекты на различные задачи. Инструмент интегрирован с Google Drive и Dropbox, что позволяет прикреплять файлы к доске планирования.

Сомнения: Управление досками не так просто, как может показаться. Не все функции ПО могут быть использованы в полной мере: лучше меньше фич, но более качественная работа сервиса.

MeisterTask

MeisterTask подойдет командам любого размера и состава. Ключевые направления, в которых инструмент может помочь — управление файлами, отслеживание времени и создание отчетов.

Канбан доски MeisterTask помогают пользователям просматривать и управлять текущими действиями и активными проектами, создавать планы проектов и сотрудничать с членами команды. Платформа предлагает интеграцию с GitHub, DropBox, Zendesk и Bitbucket.

Сомнения: Отсутствие календаря, который мог бы показать, когда вы запланировали свои задачи. Нет диаграмм Ганта, чтобы установить продолжительность для задач.

Kanbanchi

Kanbanchi – еще одно подходящее решение, если вам нужно программное обеспечение для управления задачами и совместной работы с досками Kanban, диаграммами Ганта и системой учета времени.

Вы легко визуализируете рабочие процессы всех задач и действий с помощью удобных досок проектов со списками и карточками. Инструмент предназначен для G Suite. Вы должны зарегистрироваться в учетной записи Google, управлять досками в виде файлов на Google диске, помещать даты в Google календарь и т. Д. Приложение отлично подходит для работы отделов компании, потому как каждый член команды знает, над чем он работает.

Сомнения: Нет мобильной версии и некоторых важных интеграций, нет возможности группировать карты вместе.

Paymo

Выбирая Paymo, вы получаете полнофункциональный инструмент управления с системой планирования, управления задачами, выставления счетов и отслеживания времени. Сервис также отлично подходит командам, которые желают грамотно расставлять приоритеты задач. Paymo позволяет работать из одного приложения, не переключаясь с одной платформы на другую.

Сомнения: Понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к Paymo, потому что на рабочем столе много вариантов. При работе с десятками небольших проектов пользовательский интерфейс становится довольно загруженным.

Breeze

Еще одно отличное решение для управления клиентскими проектами с помощью досок Kanban. Breeze подойдет малому бизнесу и фрилансерам, которым нужно все четко и быстро организовывать и отслеживать.

Инструмент основан на принципах Agile и Lean и включает в себя следующие основные функции: списки задач, отслеживание времени, бюджетирование проекта, отчетность, календарь, экспорт данных, неограниченное количество пользователей, поддержка Android и iOS, интеграция с Google Drive и Dropbox, и т.п.

Сомнения: Малое количество инструментов, с которыми Breeze может быть интегрирован.

Blossom

Приложение Blossom было разработано для целевого использования в проектах, управляемых по методологии Kanban. Как и в других инструментах, ориентированных на Kanban, вы должны отображать этапы проекта в списках. Основным отличием Blossom является то, что каждый список должен быть следующим этапом процесса. Вы должны добавить новые карточки в 1-й столбец слева, а в последнем столбце справа отображается кнопка архива.

Blossom позволяет использовать аналитику с подсчетом количества отправленных карт и диаграммой, показывающей, сколько времени ушло на изготовление каждой карточки.

Сомнения: Нет бесплатного плана для личного использования. Интеграционные возможности — только отправление обновлений на канал Slack.

ProofHub

Известные бренды, выбравшие ProofHub, по достоинству оценили это программное обеспечение для управления облачными проектами, которое помогает им легко управлять сроками и результатами.

ProofHub предлагает расширенные функции и ценовые пакеты в соответствии с требованиями различных компаний, а также приложения для iOS и Android, что позволяет пользователям работать более продуктивно. Среди ключевых функций выделим списки задач, календари, обсуждения, диаграммы Ганта, удобные расписания и т. д.

Сомнения: ProofHub может показаться слишком простым с первого взгляда, но может не подойти для сложных проектов и крупных организаций.

ZenHub

Основное преимущество ZenHub заключается в том, что он изначально интегрируется с пользовательским интерфейсом GitHub, поэтому разработчики остаются в привычной среде, а менеджеры проектов могут получить полное представление о процессе разработки.

Инструмент можно использовать для организации, планирования и запуска спринтов. Нет необходимости в специальном обучении — ZenHub широко используется как командой разработчиков, так и продуктовиками. Основными функциями являются Kanban-доски, списки дел, графики Burndown, оценки времени, интеграция со Slack и др.

Сомнения: Zenhub не предоставляет достаточно аналитических и отчетных функций. В UX есть некоторые «причуды», которые могут периодически отвлекать и беспокоить.

Taiga

Taiga — выбор разработчиков, менеджеров проектов, дизайнеров и других практиков Agile-методологии. Облачная платформа включает в себя совместную работу над проектом, управление задачами, отслеживание ошибок, отчетность и систему учета времени. Выбирая инструмент, вы также получаете настраиваемые доски Kanban и бэклоги.

Сервис можно легко интегрировать с GitHub, GitLab, Webhooks, Bitbucket и Gogs. Доступны мобильные приложения для Android, iOS и Windows.

Сомнения: Интерфейс выглядит немного старомодно. Экраны довольно сложные — это немного запутывает работу с разными их видами.

LeanKit

LeanKit — это также доступный Kanban сервис, предназначенный для компаний любого размера в различных отраслях. Он помогает проектным командам безболезненно внедрять принципы и практики Lean.

LeanKit предлагает удобный способ соединения досок проектов на уровне команды и проекта и предоставляет пользователям полную видимость. Вы также получите модуль отчетности и аналитики с полезными показателями и метриками. Платформа поддерживает интеграцию с JIRA, Zendesk, Pivotal Tracker и другими инструментами.

Сомнения: Много спама по электронной почте — даже небольшое изменение, внесенное в задачу, будет отправлено вам письмом. Отсутствие базовых вариантов интеграции.

Независимо от того, выбираете ли вы автономный инструмент Kanban или более широкий пакет управления проектами, вы можете быть уверены, что применение системы Kanban в стратегии управления проектами расширит возможности вашей команды и облегчит ее жизнь.

Зачем нужна доска визуализации?

Статья расскажет вам, что такое Экран Оперативного управления и нужен ли он в вашем подразделении? Также Вы научитесь создавать экран самостоятельно и узнаете, как сделать его действительно полезным как для вас, так и для сотрудников. А в помощь Вам мы подготовили несколько примеров реальных экранов, которые вы сможете скачать после регистрации на сайте.

Для начала проведем экспресс-тестирование. Отметьте галочкой, те утверждения, с которыми вы согласны:

Если вы отметили хоть один пункт, значит без визуального управления работой отдела вам не обойтись !

Доски визуализации служат инструментом единой системы обмена информации и помогают обеспечивать соблюдение рабочих стандартов, выполнение работ согласно графика и без ошибок. В прошлой статье мы как раз говорили об визуализации прохождения процесса как эффективного способа борьбы с ошибками.

Сегодня затронем тему организации планирования работы подразделения. Для этой цели мы рекомендуем использовать экран оперативного управления.

ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ — управление текущими событиями, включающее оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль.

Словарь «Борисов А.Б. Большой экономический словарь. — М.: Книжный мир, 2003. — 895 с.»

Экран оперативного управления – простой и в тоже время мощный инструмент для организации и планирования работы в подразделении в наглядном и простом для понимания виде.

Экран поможет вам, как руководителю, решить следующие вопросы:

1 – наглядно представлять загрузку каждого сотрудника;

3 – информировать всех работников подразделения о планах работы и загрузке остальных;

4 – оперативно подхватить «зависшие» вопросы при незапланированном отсутствие (например больничных);

5 – организовать планирование на перспективу, а не только тушить «горящие» дела;

Любой руководитель всегда знает, чем заняты его сотрудники. И по мере своих сил, регулярно подбрасывает им новые вопросы для решения. ☺ При этом сами сотрудники чаще всего хорошо представляю только свой фронт работ. А чем занимается сосед – дело десятое, но он (сосед) точно не сильно-то и занят по сравнению со мной. Так обычно и думают наши сотрудники. Чтобы изменить такую ситуацию, предлагаем вам создать экран оперативного управления.

На рисунке вы видите один из вариантов исполнения.

А теперь по порядку.

Какой период времени должен охватывать экран: в зависимости от характера вашей работы вам самим надо определить период времени для представления на экране. Это напрямую зависит от длительности этапов вашей работы. Рассмотрим несколько примеров реального использования:

1 – экран оформляется на весь месяц от 1 числа до 30 (31). Каждый месяц красными стикерами помечаются текущие выходные. Удобно использовать при длительном планировании работ, в проектах, когда каждый этап занимает несколько дней. Минус один – требуется боооольшая стена, метра 3-4.

Обычно при таком планировании работ, в строку «сделано» перемещаются только выполненные срочные задания.

3 –экран охватывает только одну текущую рабочую неделю, с понедельника по пятницу.

Разумно использовать данный вариант при работах с этапами небольшой длительности.

Как разрабатывается: все работы по созданию экрана проводятся совместно с сотрудниками. Выделите пару часов для обсуждения внешнего вида и способа изготовления. Объясните цель разработки данного экрана. И тут возникнет много вопросов от сотрудников. “Зачем нам это? Мы и так все знаем.”

Лично я сама первый опыт разработки такого экрана получила при работе в проектном отделе. Мы, сотрудники, сами столкнулись с кучей мелких организационных проблем, таких как:

Поэтому обсудите эти вопросы со своим коллективом. Уверена, у вас не раз возникали похожие проблемы с планированием дел каждого отдельного сотрудника. Далее выслушайте все мнения о временном периоде. Определите условные обозначения, порядок заполнения и перемещения стикеров.

Где размещать: экран всегда размещается на стене в общем помещении подразделения. Чтобы каждый сотрудник мог подойти, спланировать свои работы на ближайший период.

Из каких материалов: обычно используют два варианта.

Первый – магнитно- маркерная доска. На ней удобно оформить структуру экрана с помощью цветной изоленты. При необходимости вы всегда сможете «перерисовать» внешний вид.

Второй вариант – более простой – ватман А1 или рулон бумаги.

Задания обычно пишутся на листах стикера и клеятся на поверхность экрана. Использование стикеров позволяет при необходимости легко перемещать задачи между исполнителями. Убирать в сторону уже выполненные задачи.

И еще пара советов:

рекомендую оживить экран фотографиями самих сотрудников. Это добавит жизненной энергии. ☺
отлично зарекомендовала себя практика еженедельного проведения планерки около экрана управления. Логично, планерка на то и нужна чтобы планировать. ☺
на практике экран управления очень удачно совмещать со стендом хейдзунка, который способствует выравниванию рабочего графика. Об этом мы расскажем в следующей статье.

Используйте этот простой инструмент наглядного планирования и вы не сможете от него отказаться. ☺

Читайте также: